Қазақстанда «Цифрлық Қазақстан» бағдарламасы жүзеге асырылып жатыр. Оның басты мақсаты – экономика мен халықтың өмір сүру сапасын арттыру үшін цифрлық технологияларды қолдану. Бағдарлама аясында мемлекеттік қызмет көрсету 90% онлайнға көшірілді. Электрондық архив платформалары: e-archive, мемлекеттікegov.kz.порталы. Архив құжаттарын цифрлық форматқа көшіру арқылы оларды электрондық үкімет порталы (egov.kz) арқылы қолжетімді етеді. Бұл азаматтарға архивтік анықтамаларды онлайн түрде алу мүмкіндігін ұсынады. Атап айтқанда egov.kz порталы арқылы анықтама алу – беру басқа өңірлердегі азаматтар үшін қолайлы.
«Қарағанды облысының ғылыми-техникалық құжаттама жөніндегі мемлекеттік архиві» КММ — облыс деңгейдегі Республика бойынша мамандандырылған жалғыз архив болып табылады.
Архивіте қорлардың басым бөлігі аймақтағы құрылыс тұрғын үй және азаматтық құрылыс объектілерінің жоба құжаттары, өнеркәсіптік, транспорттық, шахталар мен тау-кен өндіру құрылыстарының, жерді меллиорациялау, су және орман шаруашылығының құжаттарынан тұрады. Архивте Бүкілодақтық ғылыми-зеттеу және жобалық-конструкторлық көмір институтының (КНИУИ), «Казгипрозем» мемлекеттік жобалау институты Қарағанды филиалы, Қарағанды ботаникалық бағы, Қарағанды жерге орналастыру экспедициясының, «Казгипромез» Қазақ металлургиялық заводтарды жобалау жөніндегі мемлекеттік институты, Қазақ мемлекеттік институтының Қарағанды филиалы «Казгипроводхоз», Қарағанды облысының мемлекеттік ауылшаруашылық тәжірибе станциясы (КСХОС) сияқты аса құнды қорлардың құжаттары сақталған. Архивте жеке құрам құжаттары сақталғандықтан, әлеуметтік-құқықтық анықтамалар беріледі.
Сонымен бірге негізгі бағытымыздың бірі – тақырыптық сауалдарбойынша мемлекеттік қызмет көрсету болып табылады. Қазіргі уақытта, жұмыс барысында архивте әр түрлі мекемелер мен кәсіпорындардан келіп түскен тақырыптық сұраулар орындалуда. Тақырыптық сұраулардың басым бөлігі — №17 қор — «Карагандагорсельпроект» Қарағанды мемлекеттік жобалау институты, №23 қор – Қарағанды қаласы әкімінің Қарағанды қалалық кадастрлық бюросы, №31 қор-Қарағанды облысы әкімінің аумағындағы құрылыс, тұрғын үй, сәулет және ғимараттарды басқару, №38 қор – Қарағанды қалалық жұмысшы депутаттар атқарушы комитетінің күрделі құрылыс басқармасы, №58 қор – Қарағанды ЕМК «Жерге орнату және жер ресурстарының мемлекеттік ғылыми-өндірістік орталығы» кадастрлық орталығының Қарағанды филиалы сияқты қорлардың конструкторлық, жобалық құжаттары бойынша келіп түседі. Қарағанды, Теміртау қаласындағы аудандық соттарға, адвокаттар мен нотариустарға және тағы басқа жеке тұлғаларға, зерттеушілерге жүздеген істер мен ғылыми-техникалық құжаттар бойынша тақырыптық сұраулар берілді.
Қызмет алушылар арасында архив ұғымы туралы қате түсініктер жиі кездеседі. Көп жағдайда азаматтар барлық мекемелердің құжаттары бірыңғай архивте сақталады деп ойлайды. Алайда, құжаттар мазмұнына, профиліне және мекеменің қызмет түріне қарай түрлі мемлекеттік архивтерде, өз санаттарына сәйкес бөлініп сақталады.
Осыған байланысты көп жағдайда азаматтар тиісті емес архивке сұраныс жолдап, уақыт жоғалтады. Мұндай жағдайлардың алдын алу мақсатында, сұраныс жолдамас бұрын қызмет алушының жұмыс істеген мекемесінің құжаттары қай архивке тапсырылғанын нақтылап алуы ұсынылады. Егер аталған мекеме әлі күнге дейін қызметін жалғастырып жатса, ең алдымен сол ұйымға тікелей жүгінуіңіз қажет. Бұл сіздің жеке уақытыңызды үнемдеуге мүмкіндік береді.
Мемлекеттік архивтерге құжаттар Мемлекеттік корпорациядан, портал арқылы келіп түскен сәттен бастап, мемлекеттік қызметті көрсету нәтижесі 11 (он бір) жұмыс күні ішінде беріледі. Ал профиліне сәйкес келмейтін сұраныстарға 3 жұмыс күні ішінде жазбаша түрде түсіндірме беріледі. Нақтырақ айтатын болсақ, архивте сақталатын архивтік құжаттардың құрамына жатпайтын сұрау салу тіркелген сәттен бастап 3 (үш) жұмыс күнінен кешіктірмей тиесілігі бойынша қажетті архивтік құжаттар сақталатын басқа мемлекеттік немесе ведомстволық архивке жіберіледі және бұл туралы қызмет алушыға хабарланады.
Сұраныс жолдаудың үш тәсілі бар:
- Жеке бару арқылы – архив мекемесінің немесе қызмет көрсетуші ұйымның кеңсесіне тікелей бару;
2.«Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы арқылы – Халыққа қызмет көрсету орталығы (ХҚКО) арқылы өтініш беру;
3.Электрондық үкімет порталы (egov.kz) арқылы – Электрондық цифрлық қолтаңба (ЭЦҚ) көмегімен онлайн режимде өтініш беру.
Дайын анықтаманы алу тәртібі:
Қызмет алушы дайын болған анықтаманы egov.kz порталындағы жеке кабинетінен жүктеп ала алады. Электрондық түрде берілген анықтаманың заңдык үші бар, себебі ол электрондық цифрлық қолтаңбамен расталады.
Егер анықтаманың қағаз түріндегі (фирмалық бланктегі) нұсқасы қажет болса, портал арқылы өтініш берген кезде «Мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесі» бөліміне белгі қою қажет.
Назар аударыңыз: Қазіргі уақытта бірыңғай ақпараттық жүйенің (база) жұмысында техникалық ақаулар жиі кездесуде. Осы себепті кейбір анықтамалар жеке кабинетте көрінбеуі мүмкін. Бұл жағдай қызмет көрсетуші тараптың (архивтің) қателігінен емес, техникалық жүйедегі ақауға байланысты орын алады. Сондықтан шағым жолдамас бұрын архивке телефон арқылы хабарласып, ақпарат алу ұсынылады. Анықтаманы басып шығару мүмкіндігі болмаған жағдайда, архив кеңсесіне барып, дайын құжатты алуға болады.
Маңызды ескерту: Көптеген азаматтар сұранысты «Е-Өтініш» порталы арқылы жібереді. Алайда, мемлекеттік архивтер бұл портал арқылы ресми жауап бере алмайды. «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік қызмет көрсету тек egov.kz порталы арқылы көрсетілетіндіктен, «Е-Өтініш» порталында стандартты (шаблон) жауаптар ғана беріледі. Уақыт үнемдеу үшін сұранысты мемлекеттік қызмет көрсету тәртібіне сәйкес ресми арналар арқылы жолдауыңызды сұраймыз.
Сұраныс беру кезінде мынадай мәліметтерді нақты көрсету ұсынылады:
- Аты-жөнін жеке құжаттағы мәліметтерге сәйкес көрсету;
- Тегінде өзгеріс болған жағдайда, оны көрсету;
Қызмет атқарған кезеңді дәлелдейтін еңбек кітапшасының тиісті беттерінің көшірмесін қосу;
- Егер еңбек кітапшасы жоғалған болса, нақты жұмыс істеген күндерді көрсету. Аталған мәліметтерді толық әрі нақты ұсыну сұраныстың сапалы және мерзімінде орындалуына ықпал етеді.
Айдана НҰРБАЙ,
«Қарағанды облысының ғылыми-техникалық
құжаттама жөніндегі мемлекеттік архиві»
КММ-нің бөлім басшысы